面接の予約をしていたのに、直前になって突然受けられなくなるということもあり得ます。その理由によって伝え方、やるべきことも変わってきますが、何といってもまずは面接の予定を組んでくださっていた相手側にきちんと連絡をすること。
その時の伝え方次第で、あなたの印象も変わってくるので注意が必要です。
慌てずにしっかり行動しましょう。
とにかく早く連絡を
面接とは、会社側も多くの人間や会議室を用意して準備してくれている時間ですから、多少のことではキャンセルしないことが礼儀ではあります。
しかし、他社で内定が決まったから、体調が悪くなったから、どのような理由にせよ、行けないということが判明した時点で、なるべく早く先方に連絡を入れるのが最低限のマナーです。連絡しづらいから、と後回しにしてしまってギリギリの連絡になるようなことだけは避けてください。
連絡もせずにドタキャンするなどはもっての他。少しでも早く、誠意ある対応をすることが社会人としては絶対に必要です。エージェント経由で紹介された求人である場合には、担当してくれているキャリアアドバイザーにすぐ連絡を入れましょう。
メールよりも、電話で
どのような事情、理由でキャンセルしたいのか、辞退したいのか延期して日程変更をしたいのか、ニュアンスを齟齬なく伝えるためにも、また誠意を持ってキャンセルに対する謝罪の気持ちを伝えるためにも、できる限りメールではなく電話で連絡してください。
特に最近は、若い方を中心に電話が苦手だという方も多くなっていますし、それまでの連絡では一切電話を使っていなかったから、という理由でついメールでキャンセル連絡をしようとすることもあるようですが、緊急事態だからこそ、そして誠意を持って連絡したいという気持ちがあるからこそ、電話できちんと報告するという姿勢は、きっと面接官にも伝わるでしょう。
発熱など体調不良で声も出づらい、、、なんてこともあるかもしれませんが、ピンチをチャンスに変えるツールであることをお忘れなく。
代替日程を決めて頂く
他社内定により辞退したいとか、口コミを見て応募意思がなくなってしまったというような場合は別ですが、単純に体調不良であったり現職の都合で面接日に動けなくなってしまったというような事情であるならば、謝罪に併せて代替日程を早めに決めて頂くようにお願いすることが大事です。
その求人に応募しているのはあなただけではなく、他にも候補者はいるわけです。時間が経ってしまうと、もう採用して充足してしまった・・・ということにもなりかねません。
リスケ日程を決める際には、こちらの都合でそうなってしまったわけですから、極力企業側から提示された日程で調整するようにしましょう。現職がある方は、職場に迷惑をかけないようなスケジューリングをすることも必須です。
もし会社側の都合で代替スケジュールを組んで頂くことができない場合には、それはご縁がなかったとしか言えません。潔く諦めましょう。
面接時には、改めて謝罪する
代替日程が無事に決まり、仕切り直して面接を組んで頂くことができたならば、日程調整の連絡時にも、そして面接当日にも、まずは開口一番キャンセルしてしまったことを改めて謝罪しましょう。
人事の方々にとっては、面接スケジュールを組むのは候補者が思っている以上に大変な作業です。役員が同席するタイプならば尚更、多くの人間のスケジュールを合わせないといけないわけですからね。その際の謝罪、お礼をきちんとできるかどうかで、あなたの人間性が問われていると考えておいてください。
実際の仕事でも、色々な都合で穴を開けてしまうようなシーンは誰にも起こり得ます。その時にどのような立ち居振る舞いをするのか、実際にPRするいい機会だと発想を転換してみてください。
面接に行けなくなってしまうと、誰だって焦ってしまうはず。
一旦落ち着いて、次善策を考えて行動してくださいね。
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